← zurück zur Übersicht

<aside>

<aside>

aufgezeichnetes Webinar vom 27. Juni 2024

Produktupdate: Neovaro DMS 1.2.0 • Arbeiten mit der Bearbeitungsliste in Neovaro DMS

Erklärung zur neuen Funktion für das Ablegen zu bearbeitender Dokumente

• für mehr Details aufklappen </aside>

<aside> 📺

Aufzeichnung ansehen

</aside>

</aside>

Bearbeitungsliste zur kontrollierten Synchronisation neuer Dokumente in das DMS

Vorteile

• Über diese Funktion kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente einmal gesichtet wurden
• Die Bearbeitungsliste vermeidet die versehentliche Freigabe von automatisch kategorisierten Dokumenten über eine automatische Ordnerfreigabe, die für andere Zwecke bestimmt sind (bspw. wenn ein Mietvertrag fälschlicherweise als Energieausweis kategorisiert wurde)

Ansicht der Liste in SharePoint

• alle zu bearbeitenden Dokumente werden im Ordner ‣ zu bearbeitende Dokumente aufgelistet
• klicken Sie auf den Impower-Link zum Dokument, um die Dokumente im führenden System Impower zu editieren
  • die Dokumente werden in jeweils einem neuen Browser-Tab in Impower geöffnet
• erst, wenn Sie die Kategorie • Neovaro DMS/abgelegt auswählen, werden die Dokumente in den Zielordner unter der Liegenschaft einsortiert

Ansicht der Liste in Impower

• alternativ zu der Ansicht der Liste in SharePoint können Sie auch die Filterfunktion der Dokumentenliste in Impower nutzen:

  → https://app.impower.de/documents?tagName=neu

<aside> 💡

Unser Tipp: Speichern Sie sich diesen Link als Favorit im Browser ab.

</aside>

Funktionsweise

• Die Kategorien für Dokumente in Impower werden durch folgende Kategorien ergänzt, welche nun den Dokumentenstatus abbilden:
  • • Neovaro DMS/🆕 neu
  • • Neovaro DMS/🗂️ abgelegt
• Neue Dokumente in Impower, die über den Posteingang für Dokumente importiert werden, werden erst in die Ordnerstruktur des DMS einsortiert, wenn sie durch eine Benutzerin oder einen Benutzer gesichtet und kategorisiert wurden
  • es sind nur allgemeine Dokumente betroffen, die über die Posteingangskanäle “Dokumente zu Impower” in Impower importiert wurden (z.B. über die E-Mail-Adresse [email protected] oder unser Produkt IP-SP2 Dokumentenupload von SharePoint zu Impower)
  • ausgenommen sind hierbei also Rechnungen und die von Impower generierten Dokumente wie Hausgeldabrechnungen oder Wirtschaftspläne
  • neue Dokumente erhalten automatisch die Kategorie • Neovaro DMS/🆕 neu in Impower zugewiesen und werden im Neovaro DMS im Ordner ‣ zu bearbeitende Dokumente aufgelistet
  • die Benutzerinnen und Benutzer können also selbst entscheiden, ob sie die Dokumente direkt in Impower über die Kategorie filtern oder sich die Liste in SharePoint anzeigen lassen und die Dokumente über den Link zum Dokument in Impower in Impower editieren
  • Ist den Dokumenten die Kategorie • Neovaro DMS/🗂️ abgelegt nicht zugewiesen, wird die Kategorie • Neovaro DMS/🆕 neu gesetzt und sie werden in der Bearbeitungsliste ( Kanal bzw. Ordner ‣ zu bearbeitende Dokumente ) aufgelistet